Kurumsal etkinlik kurumların ve şirketlerin müşterileri ve çalışanları ile profesyonel düzeyde etkileşim sağlamak için düzenlenen organizasyonlardır. Bu organizasyonlar kurum ve kuruluşların müşterileri için dışarıya yönelik şekilde düzenlenebildiği gibi şirket için performansın artırılması için de hazırlanabilir. Hem kurum çalışanlarının daha iyi vakit geçirmesi sağlanır hem de motivasyonlarının yükseltilmesinde olumlu etkileri vardır.
Kurumsal etkinlik çeşitleri içerisinde birçok organizasyon türü bulunur. İş yeri açılışları, dijital etkinlikler, şirket kutlama ve partileri, konferans ve seminerler gibi birçok farklı etkinlik türü kurumsal düzeyde verilmektedir. Ancak bu etkinliklerin sorunsuz şekilde yürütülebilmesinde birçok benzersiz kurumsal etkinlik fikirleri öne çıkar.
Kurumsal Etkinlik Nedir?
Kurumsal etkinlik şirket ve iş yerlerinin şirket içinde ya da dışında gerçekleştirilen ancak kurum ile ilgili ola etkinliklerdir. Bazen çalışanlar bazen de şirketin birlikte çalıştığı müşterileri için düzenlenir. Bunlar bir parti ya da kuruluş yıl dönüm balosu olabileceği gibi iki şirket arasında toplantı ve organizasyon da olabilir. Kurumsal etkinlik türleri arasında ise şunlar yer alır:
- Kurumsal toplantılar
- Konferans ve seminerler
- İş duyuruları ve lansmanlar
- Sponsor şirket etkinlikleri ve organizasyonları
- Müşteriler ve çalışanlara özel organizasyonlar
- Ticaret fuarları ve sergi organizasyonları
- İş geliştirme ve proje etkinlikleri
- Kokteyl ve iş yemek organizasyonları
Gibi birçok farklı alanda kurumsal etkinlikler düzenlenebilmektedir. Bu konuda profesyonel kurumsal etkinlik firmaları hizmet vermektedir. Firmalar alanında uzman çalışanları ile oldukça başarılı organizasyonlar hazırlayabilmektedir.
Başarılı Bir Kurumsal Etkinlik Nasıl Planlanır?
Başarılı kurumsal etkinlik hazırlayabilmek için belirli noktaları dikkate almak gerekir. Bu aşamada özellikle belirli bir amaç doğrultusunda hareket etmek son derece önemlidir. Kurumsal etkinlikler şirketlerin ve firmaların dışarıya dönük imajı ile oldukça yakından ilgilidir. Bu nedenle herhangi bir aksamama olmaması ve tamamen profesyonel davranılması gerekir. Başarılır bir kurumsal etkinlik için şu detaylar önemlidir:
Hedef Kitlenizi Belirleyin
İlk olarak hedef kitle belirlemek gerekir. Bu aşamada etkinliğin kime hitap edeceğini, bu etkinlikte kimi davet edeceğinizi bilmeniz gerekir. Şirketin müşterileri olabileceği gibi çalışanları da olabilir. Hedef kitleye uygun bir etkinlik konsepti yaratmak gerekir. Hedef kitle etkinliğin kimler için düzenlendiğini belirleyebilmek için son derece gereklidir.
Kurumsal Etkinlik Mekanları Seçin
Bir sonraki adım ise etkinliğin gerçekleşeceği mekânı seçmektir. Mekân seçiminde oldukça dikkatli davranmak gerekir. Hem tarih hem de mekân seçiminin katılımın kolay gerçekleşmesi için oldukça önemlidir. Bu aşamada erişilebilirliğin kolay olmasına dikkat etmek gerekiyor. Aynı zamanda ortamın teknik ekipmanları kullanmaya uygun olması, istenilen dekorun yaratılabilmesine uygun olması gerekir.
Bunların yanında yiyecek ve içecek hizmetlerini de değerlendirmek önem taşıyan unsurlar arasında yer almaktadır. Tüm sunumların son derece rahat gerçekleştirilebileceği bir ortam tercih edilmelidir. Kurumsak etkinlik mekanları seçilirken kolay ulaşılabilir bir noktada olması da son derece önemli noktalar arasındadır.
Bütçe Oluşturma ve Kurumsal Etkinlik Yönetimi
Bütçe oluşturmak ise kurumsal şirket etkinleri için en önemli konulardandır. Bu etkinlikler için belirli bir bütçenin ayrılması gerekir. Görev alacak personelin giderleri ve ödemeleri, mekân ve yiyecek içecek giderleri gibi birçok önemli gider kalemi mevcuttur.
Tüm gider kalemlerinin tek tek hesaplanarak şirketin muhasebesi ile detaylı olarak görüşmek önemlidir. Kurumsal etkinlik yönetiminde en çok önem verilen konu organizasyonun yönetimidir. Başarılı bir planlama kadar bu planların belirli bir düzen içerisinde yürütülmesine de gereken önemin verilmesi gerekir.
Etkinlik programı belirlenirken kayıt ve katılımcı yönetimini de profesyonel düzeyde gerçekleştirmek gerekir. Bunun için bir kayıt masası hizmeti ve katılımcıların ihtiyaçlarına yanıt verecek şekilde düzenlemeler yapılabilir. Lojistik ve tedarikçi ilişkileri de bu bağlamda büyük bir öneme sahiptir. Aynı zamanda güvenlik önlemlerinin alınması da profesyonel bir kurumsal şirket etkinliği bakımından büyük öneme sahiptir.
Kurumsal Etkinlik Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kurumsal etkinlik nedir sorusu kadar bu etkinliklerin düzenlenirken nelere önem verildiği de büyük önem taşımaktadır. Kurumsal etkinlik planlamaları yapılırken birçok önemli faktör dikkate alınmaktadır. Profesyonel bir etkinlik planlaması ve düzenlemesi yapabilmek için şu faktörlere dikkat etmek gerekir:
- Zaman yönetimi bu etkinliklerin organize edilmesinde en önemli konular arasında yer alır. Etkinlik için belirli bir zaman çizelgesine her zaman sadık kalmak gerekir.
- Katılımcıların etkinlik mekânında yönlendirebilmek için iletişim ve yönlendirme detaylarına dikkat etmek gerekir.
- Etkinlik gününde giriş ve kayıt süreci profesyonel yönetilmelidir. Kayıt masası hizmetleri bu bakımdan son derece önemlidir.
- Catering hizmetleri konusunda profesyonellerle çalışmak gerekir. Kaliteli yiyecek ve içecek ikramı bu aşamada önemlidir.
- Acil durumlara karşın her zaman hazırlıklı olunması gerekir. Güvenlik önlemlerinin alınmasına dikkat edilmelidir.
- İyi bir iletişim, sorun çözümünde profesyonel olunması gerekir.
Bunların yanında etkinlik süresince mutlaka izleme ve değerlendirme yapmak gerekir. Katılımcılarla sürekli olarak etkileşim halinde olunmalıdır.
Kurumsal Etkinlik Fikirleri
Kurumsal etkinlik yönetimi sürecinde iyi bir fikir her zaman önemlidir. Bu aşamada iş yemekleri ve kahvaltılar en çok tercih edilen ve kabul gören fikirler arasında yer alır. Bunun yanında takım bina etkinlikleri düzenlenebilir. Daha yüksek bir takım ruhu için çeşitli etkinlikler düzenlenebilir. Şirket içi yarışmalar, eğitim seminerleri, iş dışı aktiviteler, iş birliği projesi gibi birçok önemli fikir hayata geçirilebilir.
Kurumsal Etkinlik Firmaları
Kurumsal etkinlik firmaları profesyonel ve kusursuz kurumsal organizasyonlar düzenlenmesinde öne çıkan hizmet sağlayıcılardır. FA Organizasyon olarak bu alanda profesyonel hizmet sunarak beklentilerin tam anlamı ile karşılanmasını sağlarız. Her türden etkinlik konusunda destek sunan firmamız özellikle kurumsal etkinliklerde yeni nesil fikirleri öne çıkarmaktadır.