İnsan kaynakları yönetiminde en önemli konulardan biri, çalışan memnuniyetidir. Modern yönetim sistemleri, işletmelerde çalışan memnuniyetini gözetirken aynı zamanda keyifli etkinliklerle iş verimliliğini artırmayı hedefler. Workshop etkinlikleri, iş verimliliğini artıran etkili bir öğrenme aracı olarak günümüzde sıklıkla düzenlenmektedir.
Bu etkinlikler, personellerin deneyimlerini artırmayı sağlarken diğer yandan farklı bakış açıları ve beceriler kazandırır. Haliyle dayanışma ve örgütlenme bilincini geliştirecektir. Bildiğiniz üzere örgüt kültürü, tüm çalışanların ortak paydada buluşması temeline dayanmaktadır. Günümüz yönetim anlayışında workshop etkinlikleri, kurumsal kimliğin benimsenmesi ve birlik duygusu oluşması açısından son derece önemli bir yere sahiptir.
Workshop Etkinliği Nedir?
Workshop etkinlikleri, Türkçede “atölye, seminer, atölye çalışması” olarak karşılık bulmaktadır. Çalışma ortamı, çalışma alanı, belirli sayıda kişi ile beraber yapılan faaliyetler bütünü olarak karşımıza çıkmaktadır. Belirlenen kişilerin birlikte yaptıkları faaliyetlerde, bilgi paylaşımları sayesinde bir işin inceliklerinin öğrenilmesi amaçlanır.
Workshop etkinlikleri, işletmelerin çalışanlarına düzenleyeceği eğitim programları arasında yer alır. Burada kurumsal yapının önem verdiği konulara dair başlıklar yer alabileceği gibi yeni bir beceri alanı da geliştirilebilir. Kurumsal kimlik temellerinin sağlamlaşmasına katkıda bulunur.
İşletmenin çalışma alanına göre, farklı başlıklar altında etkinlik yapılması mümkündür. Hizmet sektöründeki işletmenin düzenleyeceği alan farklıyken direkt satış yapan işletmelerin düzenleyeceği konu başlıkları farklılık gösterir.
Workshop Etkinliklerinin Kurumsal Hayatta Önemi
İşletmeler, personellerinin eğitimlerine katkı sağlamak adına, herhangi bir konuda bilgi aktarmak için workshoplar düzenler. Böylece mesleki beceri veya herhangi bir konu, uygulamalı olarak öğrenilmiş olur. Bir eğitmen tarafından bilgilerin aktarılması mümkünken isteğe bağlı olarak birden fazla eğitmen de katılabilir.
Kurumsal organizasyonlarda; çalışanların iş dışında bir araya gelmesi, paylaşımlarının artması, keyifli bir ortamda deneyim ve tecrübe kazanılması amaçlanır. Workshoplar, bayi toplantısı vb. kurumsal etkinliklerden ayrı bir yerde tutulmalıdır. Esas amacı, dayanışma ve iş birliği temellerini oluşturmaktır. Bununla birlikte sağlamış olduğu birçok avantaj da vardır. Gelin, bu avantajlara daha yakından bakalım.
Workshop Etkinliklerinin Avantajları
Workshop etkinlikleri; bir fikrin, yeniliğin veya ürünün paylaşılması, keyifli bir ortamda öğrenilmesi için düzenlenen organizasyonlar bütünüdür.
Bu etkinliklerin avantajları aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır:
- Farklı fikirleri buluşturur.
- Yeni deneyimler kazandırır.
- Bakış açısını genişletir.
- Network oluşturmayı sağlar.
- Sanatsal becerileri geliştirir.
- Profesyonel tartışma ortamı yaratır.
- Mesleki dayanışma sağlar.
- Kurumsal raporlar ve analizler çıkarmak için ortam yaratır.
Organizasyonlarda, kurumsal yapının önem verdiği konulara dair başlıklar yer alabileceği gibi, yeni bir beceri alanı da geliştirilebilir.
Workshop Etkinliklerinin Planlanması ve Uygulanması
Workshop etkinliklerinin başarılı, verimli ve aktif geçmesi için planlama aşaması önemlidir. Aşağıdaki adımlara dikkat edilmeli her bir aşama tek tek detaylandırılmalıdır.
- Organizasyon amacı
- Eğitmen seçimi ve sayısı
- Katılımcı sayısı
- Konum ve mekan belirleme
- Konaklama, ikram ve etkinlik organizasyonları
- Materyaller ve organizasyon ekipmanlarının kurulumu
- Zaman yönetimi
- Etkinlik yönetimi
Tüm detaylar etkin bir şekilde planlanırsa çalışmanın başarı oranı artar ve katılımcı memnuniyeti sağlanmış olur. Kurumsal açıdan verimli bütçe yönetimi de doğru planlamaya bağlıdır.
Organizasyonun Amacı
Amaç belirleme aşamasında, genel geçer sorular sorulmalı, her biri için mantıklı yanıtlar alınmalıdır. Örneğin:
- Hedef kitle neler bekliyor?
- Organizasyon katılımcılara ne gibi katkılar sağlayacak?
- Kurumsal kültür üzerindeki etkileri nasıl olacak?
- Workshop etkinliğinin hedefine ulaşması için imkanlar yeterli mi?
Bu sorulara gerçekçi ve makul yanıtlar vererek etkinliğin amacını belirleyebilirsiniz. Elbette başından sonuna dek yapılan tüm hazırlıklar, sektörlere göre farklılık arz etmektedir. Bu nedenle spesifik bir amaç belirleme sürecinden bahsetmek zordur.
Eğitmen Seçimi ve Sayısı
Konunun uzmanı kişiler detaylı incelenmeli, referansları değerlendirilmelidir. Çalışılması planlanan konunun alt başlıklarına göre eğitmen sayısı belirlenir. İşletmenin hangi sektörde olduğu, hangi başlık altında workshop etkinliklerini düzenleyeceği de eğitmen seçimi ve sayısını belirleyecek kriterler arasında yer alır.
Katılımcı Sayısı
Sektörel bazda düzenlenen bu etkinliklerde, katılımcı sayısının konum ve mekan belirlemeden önce planlanması gerekir. Çeşitli uygulamalar ve grup etkinlikleri yapılacağı için gelecek kişi sayısına uygun bir mekan seçmek önemlidir. Her katılımcı, rahatlıkla sesini duyurabilmeli, grup çalışmalarında aktif olarak rol alabilmelidir.
Konum ve Mekân Belirleme
Mekân seçimi, Workshop planını büyük ölçüde etkiler. Personellerin ulaşım şartları, oturma düzeni, ikram veya konaklama imkanları gibi detayların her biri ele alınmalıdır. Aynı zamanda mevsimsel koşullar da göz önünde bulundurulmalı. Açık ya da kapalı alan seçimi öncesinde hava durumunu incelemeyi unutmayın. Mekanın materyal ve ekipman kullanmak için uygun olmasına da dikkat etmelisiniz.
Konaklama İkram ve Etkinlik Organizasyonları
Katılımcılara ufak ikramlarda bulunmanız, etkinliğin başarı oranını artıracaktır. Mevsime göre sıcak ya da soğuk içecekler tercih edebilirsiniz. Bununla birlikte atıştırmalık da planınıza dahil olmalı!
Workshop konusuna göre atölye içerisinde kullanılacak her türlü ekipman temin edilmeli ve konumlandırmaları yapılmalıdır. Katılımcıların geleceği andan çıkış saatine kadar yapılması gerekenler düşünülmeli ve organize edilmelidir.
Materyaller ve Organizasyon Ekipmanlarının Kurulumu
Slayt gösterisi yapılacaksa; ses sistemi, projeksiyon aleti, mikrofon kullanımı gibi teknik detaylar analiz edilmeli. Kalemler, not defterleri gibi katılımcı kullanımına yönelik malzemeler yedeklenmelidir. Teknik konularda yardımcı olacak personelin yeterliliği de dikkat edilmesi gereken faktörler arasındadır. Olası bir sorunda çözüm üretecek teknik destek personellerine, her zaman ihtiyaç duyulabilir.
Zaman Yönetimi
Workshoplar genellikle 1-2 gün sürse de elbette sektör ve plana göre süre değişiklik gösterir. Ancak her halükarda zaman yönetiminin profesyonel bir şekilde ele alınması önemlidir. Yapılması planlanan konuşmalar, sunumlar veya grup çalışmaları için makul zaman dilimleri belirlenmeli, katılımcılara süreyle ilgili kesin veriler sunulmalıdır.
Etkinlik Yönetimi
Workshop etkinliğine başlamadan önce düşünülenler, devam ettiği sürede kusursuz bir şekilde uygulanmalıdır. Bunu sağlamak için yapılması gereken, profesyonel etkinlik yönetimi izlemektir. Muhtemel değişiklikler ve aksilikler göz önünde bulundurularak hazırlıklı olunmalı.
Planın hayata geçme aşamasında direktifler verecek, etkinliğin en doğru ve en iyi şekilde ilerlemesini sağlayacak ekiplerle çalışılmalıdır.