Etkinlik nasıl düzenlenir sorusu iyi bir planlama ve stratejiden geçer. Etkinliğinizi düzenlerken işinizi kolaylaştıracak ve mükemmel bir başlangıç yapmanızı sağlayacak 20 önemli ipucunu sizin için derledik. Stratejik bir yaklaşımla yola çıkarak doğru adımları atarsanız, ilk etkinliğinizde bile üst düzey bir deneyim sunabilirsiniz.
İyi Bir Etkinlik Nasıl Düzenlenir?
Başarılı bir etkinlik için amacı belirleyin
En önemlisi, etkinliği neden düzenlediğinizi kendinize sorarak başlayın. Etkinliğin birincil hedefini özetleyin. Hedefleri erkenden belirleyerek etkinliği stratejik bir şekilde planlayabilirsiniz. Bu nedenle, bir etkinlik planlamaya başlamadan önce, açıkça formüle edilmiş bir amacınız olmalıdır. Bu olmadan kapsamlı bir etkinlik planı oluşturamazsınız. Sonuçları ölçebilmeniz ve böylece etkinliği en baştan optimize edebilmeniz için performans göstergeleri belirleyin. İşte şimdi etkinliği düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Ekip üyelerinizi ve etkinlik planlayıcılarınızı koordine edin
İyi bir etkinlik birçok farklı kişinin organize hareket etmesini gerektirir. Kimlerin dahil olacağına ve tüm süreç boyunca rollerinin ne olacağına karar vererek başlayın. Bu durum, işi kolaylaştırmaya yardımcı olur ve etkinlik yönetiminize daha fazla kişiyi dahil ettiğinizde sorulara hazırlanmanızı sağlar. Her bir alanı yöneten kişilerle iletişim kurmaktan sorumlu birini görevlendirin ve yöneticilerin ekip içinde görev dağılımı yapmasını sağlayın. Atılan verimli adımlar, etkinlik yaklaşırken işlerin verimli bir şekilde ilerlemesine yol açar.
Etkinlik planlamasını başlatmak için bir mekan bulun
Etkinlik nasıl düzenlenir kısmında mekan son derece önemlidir, potansiyel mekanları tespit için çaba gösterin ve mekanı dikkatlice seçin. Bir iş konferansı düzenliyorsanız, otellerin ve konferans tesislerinin neler sunduğunu kontrol edin. Bir el sanatları fuarı düzenliyorsanız, toplu taşıma ile kolayca erişilebilen açık, endüstriyel tesisler arayın. Bir tarih ayırtın ve maliyeti zamanında belirleyin. Bu şekilde, biletler için ne kadar ücret almanız gerektiğini bilirsiniz.
Bu noktada iyi bir organizasyon firması ile çalışırsanız planlama ve etkinlik yönetimi gibi detaylarda yardımlar alabilir hatta süreci birlikte planlayabilirsiniz. FA Organizasyon bu noktada rakiplerinden ayrışarak, etkinlik süreçlerinde hayallerinize hayat verir ve etkinliğinizi üst düzey süreçlerle yönetir.
Bir etkinlik tarihi belirleyin
Rastgele bir etkinlik tarihi seçmeyin. Hedef grupları hesaba katın ve bu kişilerin müsaitlik durumundan emin olun. Bir iş konferansı düzenliyorsanız rakiplerinizin etkinliklerini kontrol etmeli ve potansiyel sponsorların, katılımcıların bunlara katılmayacağından emin olmalısınız. Ayrıca, insanların seyahat etme olasılığının yüksek olduğu resmi tatillerden de kaçının (konser ve müzik festivalleri hariç).
Etkinliği organize etmek için cazibe merkezleri ayırtın
İlgi çekici yerlerin insanları içeri çekmesini sağlamak için etkinlik bütçenizi aşmadan yüksek hedefler koymalısınız! Hangi konuşmacıların veya sanatçıların insanların talebini karşılayacağını düşünün.
Bir iş konferansı düzenliyorsanız, hedef kitlenize hitap edebilecek en dikkat çekici isimler nelerdir? Ebeveynler için bir etkinlik düzenliyorsanız, çeşitli zorlukları aklınızda bulundurun veya süreci FA Organizasyon ile birlikte planlayın.
Programı oluşturun
Sunucu, konuşmacı veya sanatçıyı belirledikten sonra programın şekline karar verebilirsiniz. Elbette, en iyi noktalar ilgi alanlarınız için ayrılmalıdır. Ancak, bunların dışında da panel tartışmaları ve diğer programlar için öne çıkanları düzenleyebilirsiniz.
Etkinliğin genel yönetimi için, katılımcıların ilgisini çeken bir program hazırlamanız gerekir. İnsanların ağ kurabileceği, sosyalleşebileceği ve birbirleriyle etkileşime girebileceği molalar ve duraklamalar için yer bırakmayı unutmayın.
Sponsorları yanınıza alın
Sponsorlarla nasıl çalışmak istediğinize karar verin. Markalar, bir konferans programında belirli bir öğeye mi sponsor olmalılar yoksa kokteyller eşliğinde bir kaynaşma mı sağlamalılar? Sponsorların ürün ve hizmetlerini sergileyebileceği bir teşhir alanının nasıl konumlanacağı da önemlidir. Etkinlik planınıza en uygun olanı düşünün ve finansmanınıza katkıda bulunabilecek potansiyel sponsorları ikna etmeye başlayın.
Bir pazarlama planı geliştirin
Pazarlama, insanların etkinliğinizi ziyaret etmesini sağlamanın anahtarıdır. Katılımı en üst düzeye çıkarmak için çok boyutlu düşünün. Bir e-posta hazırlayın ve ilgileneceğini düşündüğünüz herkesle paylaşın ve bunu kendi arkadaşlarına da iletmeye teşvik edin. Bu noktada hedef kitlenize ulaşmanın çok önemli olduğunu unutmayın.
Etkinliğinizle ilgili kanalları kullanarak sosyal medyada koordineli bir kampanya başlatın. Facebook, LinkedIn, Instagram ve Twitter çeşitli hedef gruplara ulaşmak için mükemmel yerlerdir. Konuşmaları takip etmek için bir hashtag kullanın. Ayrıca etkinliğin yıldızlarının ve kilit katılımcılarının etkinliğinizi sosyal medya kanallarında duyurmalarını ve ilgili hashtag’leri kullanmalarını sağlayın. Pazarlama çabaları göstermek etkinliğinizin başarısına katkıda bulunacaktır.
Basınla iletişime geçin
Etkinliğinizle ilgilenebileceğini düşündüğünüz gazetecileri, blog yazarlarını ve radyocuları sıraya koyun. Etkinliğin doğrudan duyurulmasını teşvik etmek için onlara giriş kartları gönderin. Erken medya raporlamasıyla konuşmacıların röportajlar için hazır bulunmasını da sağlayabilirsiniz. İyi bir etkinlik nasıl düzenlenir sorusu basınla iyi ilişki geliştirmekten geçer.
Etkinlik biletlerini satmanın yollarını araştırın
Etkinliğinizin şeklini kesinleştirmek için zaman ve enerji harcadıktan sonra, kayıt yaptırmanın ve bilet satın almanın kolay olup olmadığını incelemeyi asla unutmayın. Etkinlik web sitenizde, istediğiniz zaman bilet almayı kolaylaştıran sorunsuz bir süreç kullanın. Kapıda bilet satacaksanız, etkinlik yaklaşırken bunu önceden duyurun. Gerekli duyuruları sosyal medya aracılığıyla da paylaşarak şeffaf ve açık bir anlayışı benimseyin.
Etkinlik elçilerini kullanın
Etkinliğinizin etrafındaki belirli alanlara konumlanan etkinlik elçileri ekibi belirlemeyi düşünün. Elçilerinizi beklenen konuk sorularına yanıtlarla donatın. Etkinlik elçilerinizi kalabalığın içinde göze çarpan isim rozetleriyle koordineli kıyafetlerle giydirin.
Etkinlik elçileri, kapıda konumlanarak her bir konuğu bir gülümseme ve içten bir selamlamayla karşılar; ayrıca kayıt masası ve lavabo gibi önemli yerleri de gösterirler. Küçük etkinliklerde elçiler tanıtımları kolaylaştırır ve organizasyonun imajına katkı sağlar.
Konuşmacılar ve sanatçılar için VIP park yeri veya karşılama hizmeti sunun
Konuşmacıların, sanatçıların etkinlik mekanına güvenli bir şekilde zamanından önce varmaları önemlidir. Özellikle şehir dışından gelen katılımcıların zaman kazanmak için gereken özeni aldıklarından emin olun. Havaalanından alınmaları veya şehrin diğer ucundan araçla gelmelerinin gerekip gerekmediğini sorun. Kendi araçlarıyla geliyorlarsa, onlar için bir VIP park yeri ayırın ve oraya kolayca ulaşabilmelerini sağlayın. Ekipmanlarını indirmelerine ve yerleşmelerine yardımcı olacak birini görevlendirin.
Çiçekleri ve süslemeleri seçin
Etkinlik mekanınızda iyi seçilmiş dekorasyonlarla atmosfer ve görsel ilgi yaratın; birkaç zevkli dokunuş, vasat bir mekanı canlandırmak için uzun bir yol kat eder. İyi yerleştirilmiş birkaç vazoda parlak renkli taze çiçekler, havasız bir konferans odasını veya steril bir salonu davetkar bir alana dönüştürür.
İsim etiketlerini hazırlayın
Katılımcılarınızın tanışmasına, selamlaşmasına ve birbirlerini tanımasına yardımcı olmak için net, okunması kolay isim etiketleri hazırlayın. Ayrıca etkinlik planlamacıları ve konuk görevlilerinden oluşan ekibinizin isim etiketlerini açıkça görünür şekilde taktığından emin olun. Birçok kişi başkalarının isimlerini hatırlamakta zorluk çeker; onları merakta bırakmayın. Birine ismiyle hitap edebilmek buzları kırar ve “daha önce tanışmış mıydık?” gibi garip bir oyundan kaçınılmasını sağlar.
Doyurucu yiyecek ve içecekler servis edin
Katılımcılarınıza hangi yiyecekleri sunacağınızı ölçmek için etkinliğinizin zamanını göz önünde bulundurun. Öğle yemeğinden sonra tok bir şekilde mi yoksa tam bir iş gününden sonra aç bir halde mi gelecekler? Ayrıca konukların sunulan atıştırmalıkları, mezeleri veya ikramları rahatça yiyebilmeleri için mevcut olanakları da göz önünde bulundurun; sohbetin ortasında ayakta dururken birkaç lokma mı yiyecek yoksa masalar ve sandalyeler eşliğinde bir yemek mi sunulacak?
İstediğiniz menüye göre bir planlama gerçekleştirmek için FA Organizasyon ile en kısa sürede iletişime geçip rezervasyon yaptırın ve katılımcılarınıza taze lezzetler sunun.
Rahat oturma grupları ve masalar ayarlayın
Mekanın bir kat planını oluşturun ve bunu insanların küçük gruplar halinde bir araya gelebilecekleri rahat yerler düzenlemek için kullanın.
İnsanların bir tabak, içecek veya dizüstü bilgisayar koyabilecekleri masalar yerleştirin. Yaşlı veya fiziksel engelli katılımcılar için yeterli oturma yeri olduğundan emin olun. Bu alanlar arasındaki doğal akışı not edin, tuvaletlere veya çıkışlara giden yolları açık ve engellerden uzak tutun.
Ödül ve çekilişleri duyurun
Herkes bir ödül kazanma veya ücretsiz bir hediye götürme şansını sever! Ödül ve çekilişleri duyurarak etkinliğinizde heyecan yaratın. Katılımcıları meşgul ederek ilgilerini kaybedebilecekleri zamanlarda odaklanmalarını sağlamak için bu duyuruları stratejik olarak zamanlayın. Büyük ödülü iyi planlanmış güzergahınızın sonuna saklamak, katılımcıları büyük finale kadar kalmaya teşvik edecektir.
Temel ihtiyaç malzemelerini lavabolara yerleştirin
Özellikle daha uzun ve resmi etkinlikler için lavabolara; temel kişisel hijyen ürünleri, yedek düğmeli pratik dikiş takımları ve kalışı daha konforlu hale getirebilecek el losyonu gibi hoş şeylerle dolu sepetler yerleştirin. İnsanlar şımartmak ve değerli hissettirmek önemlidir ve bu eşyalar katılımcıları zor durumdan kurtarabilir. Ayrıca siz de bir etkinliğin ortasında bu kullanışlı eşyalardan birine ihtiyaç duyan ilk etkinlik planlayıcısı olmazsınız!
Bir fotoğraf kabini kiralayın veya profesyonel bir fotoğrafçıyla çalışın
Bir fotoğraf kabini, sıradan bir etkinliğe eğlence unsuru katar ve fotoğraf çeken bir fotoğrafçı, herhangi bir sosyal etkinliği daha gösterişli ve unutulmaz kılar. Fotoğrafçınızdan orada bulunan her bireyin en az bir fotoğrafını çekmesini isteyin. Bu durum katılımcıların ilgisini çekerek geçirdiği güzel anları hatıra olarak saklamasına yardımcı olur.
Pratik çıkarımlar içeren hediye paketleri hazırlayın
Katılımcılarınızı sizi hatırlamaları için bir hediye ile mutlu bir şekilde uğurlayın. Bir hediye paketi, etkinlik fotoğraflarına erişim talimatları içeren bir kart, sunum slaytları ve geri bildirim toplamak için bir anket gibi bazı şık hediyeler ve pratik öğeler içerebilir. Bu fırsatı kullanarak markanızı bir ganimete dahil ettiğinizden emin olun. Katılımcıları yakında tekrar size katılmaya teşvik eden bir kupon da fena olmaz.
Etkinliğinizi organize etmenizde size bol şans dileriz!
Bir Etkinlik Düzenlemenin Tam Sırası… İşe FA Organizasyon İle Birlikte Başlayın!
İyi bir etkinlik nasıl düzenlenir noktasında aklınıza takılan detaylar mı var? FA Organizasyon’un etkinlik alanlarına ve referanslarına göz atarak güvenli bir yolculuğun keyfini çıkarın. İletişim formu veya organizasyon planlama hattından hemen bize ulaşın, hayallerinize hayat verecek o ilk adımı atın!