Etkinlik planlama sürecinde sık yapılan hatalar, genellikle zaman yönetimi, tematik uyum, net hedef belirleme, doğru hedef kitle seçimi ve ekip çalışması eksikliklerinden kaynaklanır.
Bir etkinlik planlamak zaman, para ve özveri gerektirir. Her şeyi doğru yaptığınızı düşündünüz, ancak beklenmedik şeyler oldu. Konuşmacılar izleyicilerin dikkatini çekmedi, içerik ilgi çekici görünmedi ya da katılımcı sayısı yeterli değildi. Peki ya yanlış olan neydi?
İyi bir etkinlik nasıl düzenlenir konulu yazımızda, organizasyonun mihenk taşlarını sizler için ele aldık, kusursuz bir etkinlik arayışındaysanız yazımıza göz atabilirsiniz.
Bir şirket etkinlik düzenlediğinde, bu genellikle günlük iş akışının dışında olur. Bu da planlama aşamasında önemli bir şeyi kaçırma riskini artırır. İşte etkinlik planlamasında en sık yapılan beş hata!
Zamanlamayı Hafife Almak
Bir etkinliği planlamak yaklaşık 3 ay sürer, bu sürenin kısaltılması ise genellikle sorunlara yol açar. Düzenlemek, planlamak, iyi konuşmacılar bulmak, ilgi çekici içerik üretmek zaman alır, bu nedenle planlama süresini kısaltmak, bir şeylerin ters gitme riskini artırır.
Etkinlikte Ortak Bir Temanın Olmaması
Etkinliğinizde bir tema, yaklaşım veya sektörel bir konuyu takip eden bir ortak tema olmalıdır. Konuşmacılar ve içerikleri de bu tema ile uyumlu olmalıdır, bu sayede profesyonel bir izlenim yaratabilir ve katılımcılara fayda sağlayan, ilgilerini çeken bir şey sunabilirsiniz.
Amaç ve Hedefin Belirsiz Olması
Bu etkinliği neden yapmak istediğiniz ve hedefinizin ne olduğu konusunda net olmalısınız. Sektörde adınızı duyurmak mı, yeni ürün veya hizmetlerinizi tanıtmak mı, yoksa mevcut müşteri ilişkilerinizi güçlendirmek mi istiyorsunuz?
Hedef Müşteri Grubunun Yanlış Seçilmesi
Etkinlikten önce, hangi müşteri grubunu çekmek istediğinizi ve etkinliği bu temelde nasıl uyarlayacağınızı düşünmelisiniz. Genel olarak, CEO’lar ve karar vericiler etkinliklere trendleri takip etmek ve iş bağlantıları kurmak için gelirken, orta düzey yöneticiler, ürün yöneticileri ve proje liderleri bu tür şeyleri internet üzerinden yapmayı tercih edebilir. Kimi davet ediyorsunuz ve neden etkinliğe katılmak istesinler? Bu soru üzerinde de düşünün ve etkinliği bu bilgiye göre planlayın.
“Her şeyi Kendim Yaparım” Tavrı
Etkinliği tek başınıza düzenleyebileceğinizi düşünmek, haddinden fazlasını yüklenmek anlamına gelir. Başarı için doğru yeteneklere sahip bir ekip oluşturun. Bu ekipte bir lider, içerikten sorumlu biri, tasarım ve düzenlemeden sorumlu biri ve internet aktivitelerini organize eden biri gibi kişiler bulunmalıdır.
Bonus: Etkinlik Planlamada Profesyonel Destek Almaktan Kaçınmak
İş süreçlerinizdeki yoğunluk sebebiyle bazı noktaları es geçebilirsiniz, bu noktada profesyonel bir destek almak yararınıza olur. FA Organizasyon, bu noktada kurumsal, düğün veya festival olmak üzere etkinlik türünüze yönelik benzersiz çözümler üreterek süreci sizinle birlikte planlar. Etkinlik planlama sürecinde bir uzmanla çalışmak gözden kaçan detayları sizin yerinize düşünen profesyonellerin varlığını anımsatarak güvende hissettirir.